Pubblicato il 30 Agosto 2021 da Maurizio Matetich

Access: sfruttare la potenza dei database

Che cos’è Microsoft Access e a cosa serve

Access è un programma che permette la creazione di archivi chiamati database con i quali possiamo gestire qualsiasi tipo di attività. Il programma non è intuitivo come Word ma puoi facilmente imparare le basi per iniziare a creare le tue applicazioni. Segui i miei consigli e leggi i miei articoli per scoprire le principali potenzialità di Access.

Personalmente creo applicazioni con Access da oltre 20 anni e ho realizzato soluzioni per moltissimi settori lavorativi.

Ecco un breve elenco dei programmi che ho realizzato (e che puoi creare anche tu!) per farti capire le potenzialità dello strumento che hai ha disposizione.

• gestione di un’agenzia immobiliare (clienti, immobili, incroci)
• gestione magazzino (carico, scarico, letture codici a barre, giacenze e statistiche)
• creazione del file xml della fattura elettronica da inviare all’Agenzia delle Entrate
• creazione automatica del file CSV per i portali dei corrieri
• gestione ordini, ddt e fatture
• gestione della produzione

Nel corso degli ultimi 30 anni sono state rilasciate moltissime versioni di Access con funzioni sempre più potenti. Senza partire dalla preistoria, le versioni più recenti che hanno avuto successo sono state: Access 97, 2000, 2007, 2010, 2013, 2016 e attualmente siamo alla versione 2019.

Anche se ogni versione possiede dei miglioramenti, è importante ricordare che le impostazioni e i comandi base sono rimasti gli stessi (o quasi!).

Le caratteristiche principali

Per creare un programma (chiamato anche applicazione) con Microsoft Access abbiamo a disposizione una serie di oggetti:

• Tabelle: sono delle strutture che permettono di archiviare i dati. Sono composte da campi con specifiche proprietà.
• Maschere: permettono l’inserimento e la consultazione in modo semplice dei dati archiviati nelle tabelle
• Query: sono le interrogazioni ovvero le domande che posso fare per estrarre i dati contenuti nelle tabelle. Scopri come creare le query
• Report: permettono di stampare i dati in modo da poterli leggere con facilità
• Macro: permettono di automatizzare una sequenza di comandi ripetitivi
• Moduli: sono la vera potenza di Access e ti permettono di decollare come un’astronave. In pratica mediante un linguaggio di programmazione chiamato VBA (Visual Basic for Application) puoi eseguire qualsiasi tipo di operazione ti venga in mente. Sei curioso ? scopri le potenzialità di VBA

Scopri quale versione hai

Come dicevo prima, i comandi base di Access sono sempre rimasti gli stessi ma nelle varie versioni c’è stata una riorganizzazione dei menu.

Quindi i comandi si trovano in posizioni diverse e sono stati raggruppati in modo diverso. Questa situazione può comportare una leggera confusione iniziale ma poi ci si abitua 🙂

Per sapere quale versione stai utilizzando segui i prossimi passaggi.

Quando fai clic sul pulsante Start di Windows dovresti già vedere quale versione di Access è installata nel tuo computer.

Alle volte è necessario conoscere anche gli eventuali aggiornamenti detti Service Pack.

Versione Access 2000: fai clic in lato a destra sul punto di domanda e poi clic su Informazione su Microsoft Access.

Comparirà una finestra con la versione di Access e anche il Service pack installato. Nel nostro esempio SR-1

Versione Access 2007: quando fai partire Access se in alto a sinistra hai un pulsante colorato e rotondo, fai clic su quello e poi clic su Opzioni di Access

Poi fai clic su Risorse (lo vedi in fondo a sinistra) e poi clic su Informazioni su Microsoft Access

Access 2013 o 2016: per le versioni di Access 2013 e 206 la procedura è identica. In questo caso in alto a sinistra fai clic sul menu File e poi clic su Account. Sulla destra comparirà la versione di Access.

Facendo clic sul pulsante Informazioni su Access è possibile scoprire se la versione di Access è a 32 oppure 64 bit. Questo è utile perché le applicazioni sviluppate con la versione a 32 bit di Access potrebbero non funzionare con la versione a 64 bit.

Dove acquistare Microsoft Access

Di solito quando si acquista un computer nuovo con sistema operativo Microsoft Windows è possibile trovare una versione di Microsoft Office preinstallata. E’ una versione di valutazione e dura 60 giorni. Poi è necessario procedere con l’acquisto che può essere completato online tramite un pagamento con Paypal o carta di credito.

Se non hai la versione di valutazione oppure vuoi acquistare una versione diversa rispetto a quella che possiedi ti consiglio di guardare la nostra proposta dove potrai trovare tutte le versioni di Microsoft Access più recenti. Puoi decidere di acquistare tra varie versioni del pacchetto Microsoft Office.

Se stai iniziando e non hai mai utilizzato Access (o lo hai utilizzato poco in passato) ti consiglio di acquistare la versione più recente.

Se invece hai già delle applicazioni sviluppate con Access ti consiglio di verificare con quale versione sono state sviluppate perché potrebbero esserci delle incompatibilità. Se ad esempio hai un database creato con Access 2007 e vuoi farlo funzionare con Access 2019 potresti avere dei comandi o delle funzioni che si bloccano generando un errore. In questi casi è necessario rivedere le parti che non funzionano e procedere ad una correzione che, in alcuni casi, potrebbe essere impegnativa.

Se hai dei dubbi prenota una consulenza di 60 minuti con me.

Il runtime di Access

E’ possibile far funzionare un’applicazione sviluppata con Access anche in un computer senza Access installato e addirittura senza Microsoft Office.

E’ sufficiente un computer con Microsoft Windows (qualsiasi versione) ed è necessario installare un programma chiamato “runtime di Access”.

Le caratteristiche principali del runtime sono:

• permette di utilizzare un database Access ma non è possibile fare delle modifiche alla struttura del  programma
• esiste una versione di runtime adatta per ogni versione di Windows ed Office
• è un programma gratuito e lo puoi scaricare facilmente

E’ la soluzione ottimale che si utilizza quando:

• devo installare un’applicazione in un computer che non ha Access e non voglio acquistare il programma
• l’applicazione non deve essere “manipolata” dall’utente che la utilizza
• ho creato un programma che vendo e non so se chi lo compra ha Microsoft Access

Scarica il runtime gratuito di Access.

Diventare un esperto di Access

Quando inizi ad utilizzare Access ti si apre un mondo ! Per me è stato amore a prima vista.

Ho scoperto un mondo di possibilità e opportunità:

• la potenza di analizzare grandi quantità di dati
• la possibilità di poter gestire l’inserimento e la consultazione dei dati in modo semplice e a prova di stupido (gli americani parlano di idiot-proof)
• la bellezza di lavorare con un’interfaccia amichevole (user-friendly)
• la magia di poter creare soluzioni “su misura” per qualsiasi attività lavorativa

Se vuoi scoprire questo mondo oppure se vuoi migliorare le tue competenze da autodidatta ti consiglio di seguire il mio corso online su Microsoft Access base

Successivamente se vuoi passare al livello successivo e sfruttare tutta la potenza di Access ti consiglio anche il mio corso online sul linguaggio VBA per Access.

Risolvere i problemi di Access

Se invece hai creato un’applicazione con Access e vuoi:

• capire come risolvere alcuni problemi
• migliorare il programma aggiungendo nuove funzionalità

ho un consiglio per te.

Posso analizzare il tuo programma e indicarti quali sono i punti critici e come risolvere i problemi.

Prenota una consulenza a pagamento di un’ora.